Сканирование подтверждающих документов

При работе с казначейством, клиентам постоянно требуется предоставлять сканированные копии подтверждающих документов (ПД). Как показала практика, это очень "трудный" вопрос, в отдельных случаях просто "нерешаемый". Проблема заключается в отсутствии программного обеспечения для работы со сканированными документами и в отсутствии представлений о графических форматах.

В предыдущей инструкции, по данному вопросу, мной был предложен графический формат DJVU. Он очень хорошо себя зарекомендовал, когда мы работали в АРМ СЭД, нагрузка на базу данных была минимальна. Времена изменились, изменилось и программное обеспечение. Базы данных "перекочевали" в управления и превратились в порталы.

DJVU это удобный и "легкий" формат, но он к сожалению не вошел в "требования к форматам сканированных документов" ни в АСФК (СУФД), ни в ООС. А как можно предоставлять копии документов если на "другой стороне" их не смогут просмотреть или не захотят?

 

Перечень требований к электронным копиям документов, предоставляемым через Официальный сайт выглядят так:

IX. Требования к электронным копиям документов, предоставляемым через Официальный сайт

9.1. Размер одного файла, предоставляемого на Официальном сайте, содержащего электронную копию документа, не должен превышать 50 Мб.

9.2. На Официальный сайт допускается предоставлять файлы следующих форматов: bmp, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip, ppt, odf. Предоставление файлов, имеющих форматы отличных от указанных форматов (например, mp3, avi, exe), не допускается.

9.3. Файлы, предоставляемые на Официальный сайт, не должны содержать вирусов и вредоносных программ.

 

В АСФК (СУФД) требования к форматам еще жестче:

15 Требования к графическим электронным копиям документов-оснований, предоставляемых в ОрФК

15.1 Графические электронные копии документов-оснований

Требования, предъявляемые к графическим электронным копиям документов-оснований, используемым при реализации требований приказа

Министерства финансов Российской Федерации от 01.09.2008 № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета»:

  • изображение черно-белое;
  • размер одной отсканированной страницы формата А4 – не более 1240 точек на 1754 точек;
  • допустимые форматы графических файлов – JPEG, TIFF, PDF;
  • разрешение сканирования не более 150 точек на дюйм (DPI).

 

Как вы сами видите - выбор невелик: JPEG, TIFF, PDF. Мое убеждение, что формат должен поддерживать многостраничность, следовательно JPEG можно исключить из списка. Остается TIFF, PDF. Если выбирать из этих двух форматов, то мое предпочтение склоняется в сторону PDF.

Итак, с форматом определились. Необходимо найти программное обеспечение, которое сможет сканированное изображение сохранить в формат PDF. Важно, чтобы эта программка была бесплатна.

Ко все этим требованиям подходит большинство графических "вьюверов". Т.е. это программки которые умеют показывать вам различные изображения. Самые знаменитые из бесплатных это XnView→ и FastStone Image Viewer→

Эти просмотрщики умеют многое и невероятно удобны. Помимо показа изображений, умеют делать скриншоты (захватывать область экрана), даже редактировать изображение возможно. Умеют сканировать документы, что нам и необходимо.

Предлагаю использовать программу FastStone Image Viewer. Для этого вам необходимо скачать дистрибутив программы→, а после, установить на компьютер, где подключен сканер.

После установки, на рабочем столе будет ярлычок с именем "FastStone Image Viewer", который следует запустить. 

Далее заходим в меню "Файл - Получить изображение со сканера", либо нажимаем кнопку в панели инструментов обведенную красной рамочкой.

В появившемся окне, вбираем сканер установленный на вашем компьютере и нажимаем кнопку "Сканировать".

Появляется диалоговое окно настройки сканируемого изображения. У каждого сканера свое диалоговое окно, поэтому у вас будет другое, но принцип везде одинаков. Необходимо выбрать разрешение 150Х150 (или 150 dpi), размер бумаги A4 лист, и решить будет ли ваш документ иметь цвет, либо сделать его черно-белым. В важных документах я все же рекомендую ставить цвет в 24bit, по крайне мере видно печать и подпись. Жмем "Scan" или "какая там у вас кнопка".

Документы сканируются и помещаются вверх окна в виде значков. Тут можно немного подредактировать листы, если выявились недостатки. Например я часто поворачиваю листы на 90 гр., чтобы их было удобно читать.

Затем необходимо листы сохранить в pdf формате. За это отвечает блок "Настройки" показанный на изображении ниже. Выбираем "Формат" - PDF формат. Ставим отметку напротив графы "Многостраничный файл". Экспериментальным путем установил, что оптимальны параметр "Качество" для документов составляет 50. Далее указываем папку для сохранения документов. Еще можно задать начало имени файла в поле "Файл".

Кликаем кнопку "Сохранить".

Появится окно с информацией об успешном сохранении. Можно отметить пункт "Открыть в проводнике" и нажать "ОК".

Откроется папка содержащая файл в формате pdf, в котором сохранились сканированные изображения.

Вот мы и получили копию подтверждающего документа. Обратите внимание на относительно небольшой размер данного файла. Это значит, что его удобно загружать и так же удобно скачивать для просмотра. Это важно!

Будьте уверены, в таком формате, ваши документы будут доступны для просмотра на любом компьютере.

Обновлено: 21 Январь 2014

Комментарии   

0 # Fox 03.04.2016 18:19
FastStone Image Viewer and FastStone Photo Resizer are provided as freeware for personal and educational use. In these cases, you are granted the right to use these programs free of charge. However, for commercial use, license is required.
Бесплатная говорите??? Очень часто заблуждение.
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
+1 # Евгений 30.07.2014 16:09
спасибо огромное! все просто и доходчиво объясняется!
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
+1 # sa 10.04.2014 02:39
при установке ранее видел сканер, а через пару месяцев не хочет видеть сканер....????
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
+1 # sedkazna 10.04.2014 02:44
Скорее всего сканер не видит система. Наверно "слетел" драйвер данного устройства. Советую переустановить ПО сканера с установочного дика.
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
+3 # Екатерина 08.04.2014 10:56
огромное спасибо , очень помогло :-)
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
+3 # Марина 20.03.2014 08:09
Дай бог тебе здоровья , как ты мне помог
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать

Новое на форуме

Новые комментарии

  • Nick_88 28.03.2017 07:08
    Ошибку при обращении к реестру ole на Win7 x64 удалось победить, отключив UAC перед установкой ...

    Подробнее...

     
  • MisterKoK 24.03.2017 08:32
    Текстовый редактор может не стоит или в вордпадом не ассоциирован.

    Подробнее...

     
  • Alex_04 20.03.2017 13:37
    Не обижайтесь, но Вам скорее поможет англошарящий ИТ-шник из обслуживающего Вашу организацию ...

    Подробнее...

     
  • pgn70 19.03.2017 01:28
    работаю на виндоуз XP дали в казначействе программу АРМ генерации ключей делаю сертификат безопасности ...

    Подробнее...

     
  • petbka 09.03.2017 07:23
    Доброго дня всем! Кто-нибудь сталкивался с такой ошибкой "ошибка генерации #2 переданы некорректные параметры".

    Подробнее...

     
  • Alex67 21.02.2017 13:42
    Спасибо, зашло! Поменял в конфиге, Database Login: \ Password: dba sql (с пробелом) 0_о так и вошло вобще ...

    Подробнее...

     
  • Lenin39 21.02.2017 11:03
    Спасибо, зашло! Поменял в конфиге, Database Login: \ Password: dba sql (с пробелом) 0_о так и вошло

    Подробнее...